Come trovare l'archivio in Gmail

L’archivio dei messaggi nel client di posta elettronica Gmail consente di conservare le e-mail aziendali importanti senza che vengano visualizzate nella Posta archiviata in arrivo. Una volta inserita una mail nell’archivio Gmail, tuttavia, non è molto chiaro dove si sposti il messaggio, il che può essere problematico quando si deve trovare un messaggio archiviato. Google non archivia i messaggi archiviati in una cartella separata, ma li sposta in un’etichetta normalmente utilizzata per visualizzare tutti i messaggi dell’account di posta elettronica, che noi comuni mortali pensiamo si chiami archivio Gmail ma non è cosi, non c’è sulla cartella posta archiviata Gmail.

Come trovare l’archivio Gmail

Per trovare l’archivio di Gmaila fare clic sull’etichetta “Tutta la posta”, situata nella barra laterale sinistra dell’account Gmail. Se viene visualizzata questa etichetta, fare clic su “Altro” per visualizzarne altre.
Individuare il messaggio archiviato tra tutti i messaggi visualizzati. Google visualizza tutti i messaggi nell’ordine di ricezione e il messaggio archiviato non avrà l’etichetta “Posta in arrivo”.
Fare clic sul messaggio archiviato per aprirlo e visualizzarne il contenuto.
In alternativa, fare clic sulla casella a sinistra del messaggio, quindi fare clic su “Sposta nella posta in arrivo” per spostare il messaggio dagli archivi alla posta in arrivo. È possibile trovare un messaggio archiviato anche cercandolo con la barra di ricerca nella parte superiore dell’account Gmail.

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Come archiviare email Gmail

Se avete perso tutte le speranze di organizzare la vostra casella di posta Gmail, potrebbe essere il momento di ricominciare da capo e pensare a come archiviare le mail. Tuttavia, è probabile che alcune di queste e-mail vi serviranno in futuro, quindi cancellare tutte le email non è un percorso praticabile. Fortunatamente, Google offre un’opzione di archiviazione mail Gmail che consente di rimuovere tutta la posta dalla casella di posta, pur mantenendola accessibile. Continuate a leggere per scoprire come potete archiviare email Gmail in una sola volta. Se utilizzate Gmail da tempo, probabilmente vi ci vorrebbe molto tempo per archiviare ogni singola e-mail. Fortunatamente, esiste un’opzione che consente di archiviare tutte le email in una volta sola, indipendentemente dal fatto che le leggiate o meno. Questo metodo si basa sul potente motore di ricerca e sulla funzione di filtro di Gmail. Si noti che è possibile eseguire questa azione solo sul browser utilizzando il client Web di Gmail. Ecco cosa fare per archiviare posta Gmail.

Andare alla scheda “Posta in arrivo” nella barra laterale sinistra.
Digitare “in:inbox” nella barra di ricerca in alto per raccogliere le e-mail di tutte le categorie.
Selezionare la casella di spunta nell’angolo superiore sinistro, sotto la scheda “Da”.
Fare clic sull’opzione “Seleziona tutte le conversazioni che corrispondono a questa ricerca” sopra l’elenco delle e-mail.
Spostarsi sull’icona “Archivio” accanto alla casella di spunta selezionata al punto 3.
Premere “OK” nella finestra pop-up per confermare l’azione di massa.

A seconda del numero di e-mail presenti nella Posta in arrivo, Gmail potrebbe impiegare del tempo per completare l’azione. Saprete che il processo è terminato quando tutte le email scompariranno dalla cartella Posta in arrivo. Gli utenti che utilizzano solo dispositivi mobili possono forzare il browser a visualizzare una versione desktop di Gmail utilizzando la “Modalità desktop” o una sua variante nell’applicazione del browser. In genere si trova nelle impostazioni e nelle opzioni della scheda. Tuttavia, il risultato può variare a seconda dei browser e delle dimensioni dello schermo e l’utilizzo del PC è molto più semplice.

Come archiviare email Gmail vecchie

Forse una casella di posta completamente vuota non vi piace o volete tenere a portata di mano tutte le e-mail recenti. In questo caso, è possibile eliminare le e-mail irrilevanti più vecchie, mantenendo quelle più recenti facilmente accessibili nella cartella Posta in arrivo. È sufficiente affinare il filtro inserendo il periodo di tempo desiderato per l’archiviazione delle e-mail. Seguite questi passaggi per archiviare una parte della vostra casella di posta.

Accedere alla scheda “Posta in arrivo” dalla barra laterale sinistra.
Inserite “in:inbox” nella barra di ricerca per visualizzare tutte le e-mail di diverse categorie nella vostra casella di posta.
Digitare “prima:yyyy/mm/dd” nella barra di ricerca per filtrare tutte le e-mail precedenti a una determinata data. Sostituire le parti in grassetto con la data desiderata.
Spuntate la casella vuota in alto a sinistra, sotto la scheda “Da”.
Fare clic sull’opzione “Seleziona tutte le conversazioni che corrispondono a questa ricerca” sopra le e-mail selezionate.
Premere l’icona “Archivio” nell’angolo in alto a sinistra (una freccia rivolta verso il basso).
Confermare l’azione di massa premendo “OK” nella finestra a comparsa.

Se si desidera archiviare la posta elettronica in un periodo specifico, aggiungere anche il comando “dopo:aaaa/mm/gg” al punto 3. Ad esempio, l’archiviazione dei messaggi tra il 1° gennaio 2020 e il 30 giugno 2021 si presenta come segue: “dopo:2020/01/01 prima:2021/06/30“.

Cosa succede alle email archiviate Gmail?

In Gmail non esiste una cartella di archiviazione designata. Pertanto, quando si archivia un’e-mail, questa viene trasferita dalla cartella Posta in arrivo alla cartella Tutta la posta . In poche parole, si conservano i messaggi di posta elettronica lontano da occhi indiscreti, senza temere che spariscano per sempre. Quando si elimina un’email, questa viene spostata nella cartella Cestino. Le e-mail di questa cartella vengono eliminate definitivamente dopo 30 giorni. Non preoccupatevi, però, non è così per le e-mail archiviate. Esse rimarranno nella cartella Tutta la posta finché non verranno eliminate manualmente. È possibile accedere alle e-mail archiviate utilizzando i seguenti metodi:

Navigazione nella cartella Tutta la posta nella barra laterale sinistra
Digitando “in:archive” nella barra di ricerca in cima alla pagina
Utilizzare la barra di ricerca per cercare una specifica e-mail archiviata inserendo una parola chiave.

È possibile archiviare un’e-mail letta o non letta. Se si sceglie di archiviare un’e-mail senza aprirla, questa rimarrà non letta nella cartella Tutta la posta. Allo stesso modo, se si aggiunge un’etichetta a un’e-mail prima di archiviarla, l’etichetta rimarrà attiva. Questo può aiutare a trovare più rapidamente le e-mail desiderate. Le e-mail archiviate continuano a consumare spazio di archiviazione, poiché non vengono eliminate in modo permanente. Tuttavia, non vengono conteggiate nel numero totale di e-mail lette o non lette nella casella di posta. Quando il destinatario risponde a un’e-mail archiviata, questa torna nella vostra casella di posta. Se non vi piace l’idea che la vostra casella di posta sia di nuovo ingombra, potete impostare l’archiviazione automatica delle vostre e-mail.

Come archiviare la posta elettronica in Gmail automaticamente

L’archiviazione delle mail non impedirà l’arrivo di nuove mail. Probabilmente ci sono alcuni messaggi di posta elettronica che dovete conservare ma che non volete guardare ogni volta che aprite Gmail. In questo caso, è possibile utilizzare una funzione di filtro per archiviare automaticamente le e-mail all’arrivo.

Aprite un’e-mail che desiderate archiviare automaticamente.
Fare clic sull’icona a tre punti nell’angolo superiore destro, sotto l’icona della stampante.
Selezionare l’opzione “Filtra i messaggi come questi”.
Premere il pulsante “Crea filtro” nella finestra a comparsa sotto la barra di ricerca.
Selezionate la casella “Salta la posta in arrivo (archiviala)”.
Fare clic sul pulsante “Crea filtro” in basso a destra.