Come usare Microsoft Teams come un professionista

By | Dicembre 1, 2020
Come usare Microsoft Teams come un professionista

Slack ha cambiato i giochi con la messaggistica dal suo debutto nell’agosto 2013. Ha sostituito la posta elettronica per la comunicazione interna all’interno di molti team e organizzazioni. Nel frattempo, Microsoft Teams ha superato Slack con oltre 13 milioni di utenti abbinandolo al servizio Office 365.


Inoltre, beneficia del solido ecosistema di Microsoft costruito nel corso degli anni. Se la configurazione dell’ufficio o la tua organizzazione ha l’abbonamento a Office 365, la comunicazione e la collaborazione su Teams diventano semplici. Diamo un’occhiata ad alcuni dei migliori suggerimenti e trucchi per gli utenti di Microsoft Team per aumentare la loro produttività e usarlo come un professionista.

Risorse importanti di Microsoft Teams

1. Scorciatoie da tastiera


Le scorciatoie da tastiera possono far risparmiare molto tempo, soprattutto quando usi un’app come Teams. Molto probabilmente lo utilizzerai tutto il giorno per comunicare con i colleghi. Ci sono solo due scorciatoie che devi ricordare come principiante per ora.

  1. / – il tasto barra in avanti rivelerà tutti i comandi che puoi dare usando varie scorciatoie da tastiera.
  2. / keys: un elenco di tutte le scorciatoie da tastiera che puoi utilizzare. L’elenco è piuttosto lungo da condividere qui. Trova e ricorda quelli che ti sono utili.

Una volta digitato queste due scorciatoie nella barra di ricerca in alto troverai quello che stai cercando.

2. Nome del gruppo

La chat è una funzionalità principale di Microsoft Teams, ma la ricerca di una particolare conversazione all’interno di un canale può essere difficile. Puoi risolvere questo problema assegnando a quella finestra di chat o gruppo un nome significativo. Ad esempio, se stai discutendo di una nuova guida sul prodotto A, puoi denominare la finestra di chat Bugs prodotto A. Rende più facile la ricerca in futuro.


Per farlo, fai semplicemente clic sull’icona della matita nella parte superiore della finestra della chat per modificarla e quindi assegnagli un nome. Funziona solo per le chat di gruppo e non per quelle private.

3. Inoltra Email

In GS, usiamo a malapena le e-mail e per lo più ci affidiamo a Slack per comunicare tra loro. Per noi funziona, ma non significa che puoi eliminare completamente le e-mail. Le email sono qui per restare. Microsoft lo sa, ed è per questo che consente agli utenti di inoltrare e-mail con allegati ai canali del team da qualsiasi dominio di posta elettronica autorizzato.

Non solo, se fai clic su Impostazioni avanzate nella schermata successiva, puoi controllare chi può inviare e-mail, e anche da domini specifici, per ridurre le e-mail non richieste.

4. Crea GIF


Condividere GIF è divertente, ma crearle lo è ancora di più. Sono lieto che Teams permetta ai membri di creare le proprie GIF, consentendo loro di essere creativi e ridurre lo stress per bilanciare le discussioni serie.

Teams integra Giphy, una popolare destinazione GIF, per condividere la tua opera d’arte con altri membri del team.

5. BOT

L’automazione delle attività ripetitive consente di risparmiare tempo e i bot possono essere utili. Teams ha una serie di bot che puoi utilizzare a tuo vantaggio. Il bot Who è utile per trovare i membri del team in tutta l’organizzazione in base ai loro ruoli e responsabilità. Ad esempio, chi è il principale marketer del prodotto X?


I bot si comportano proprio come i membri del team, il che significa che puoi chattare con loro, porre loro domande e loro risponderanno.

Altri bot includono il bot di Calendar per trovare uno slot aperto nei calendari e nella pianificazione degli appuntamenti e dei membri del team, Polly per creare sondaggi e raccogliere feedback e YellowAnt per connettersi con oltre 40 app per creare flussi di lavoro intelligenti.

6. Schede

Teams è dotato di una funzionalità unica chiamata Tabs. Puoi dedicare ogni scheda a una singola risorsa che può essere un video, un sito Web o un’app. Dipende da cosa vuoi ottenere con esso. Penso che sia più adatto per le app che vuoi usare mentre lavori con Teams.


Le schede semplificano la gestione del flusso di lavoro e impediscono la sovrapposizione di parti importanti del processo. Ad esempio, puoi creare una scheda per Trello in modo che tutti i membri del team possano accedervi comodamente. Basta fare clic sull’icona “+” per scegliere un’app. Tieni presente che esiste già una scheda per la condivisione dei file.

7. Segnalibro

Una caratteristica piccola ma spesso trascurata di Teams è l’opzione segnalibro. Nel caso in cui si riceva un messaggio importante ma si desideri riprenderlo in un secondo momento, è sufficiente aggiungerlo ai segnalibri e occuparsene in seguito.

Fare clic sull’icona del menu accanto al messaggio per farlo.

8. Lettore immersivo

Qualcuno ha condiviso un documento con te? Invece di leggerlo nella sua interezza, puoi utilizzare l’opzione Lettore immersivo per fare due cose. Rimuovi tutte le distrazioni in modo che sia visibile solo il testo. Rende facile concentrarsi sul documento o sul messaggio.

Puoi anche ascoltare il documento con le parole evidenziate in tempo reale. Un’altra caratteristica interessante è la traduzione. Puoi selezionare un messaggio e tradurlo in oltre 60 lingue utilizzando Microsoft Translator.

Conclusione

Microsoft Teams è uno straordinario strumento di collaborazione e un gioco da ragazzi se stai già lavorando con altri prodotti Microsoft come Office 365. Spero che alcuni dei suggerimenti che abbiamo condiviso sopra ti aiuteranno a essere più produttivo.

Author: Presi Fulvio

Mi piacciono gli smartphone, computer e videogiochi. Come hobby scrivo per GuideSmartPhone articoli basati principalmente sulla tecnologia. Spero di esservi stato d'aiuto!