Come si usa Microsoft Teams

By | Ottobre 29, 2020
Come utilizzare Microsoft Teams

Collabora con i colleghi, pianifica riunioni e altro ancora utilizzando Teams. Microsoft Teams è uno strumento di collaborazione online che supporta chat, videochiamate, condivisione di file, condivisione dello schermo e altri strumenti per facilitare la produttività coordinata. Ogni utente di Microsoft Office dovrebbe sapere come utilizzare Microsoft Teams.

Le informazioni in questo articolo si applicano alla versione desktop di Microsoft Teams, alla versione Microsoft 365 per browser Web e alle app mobili per iOS e Android.

Chi può partecipare a Microsoft Teams?

Quando si configura Microsoft Teams per un’organizzazione, il numero di utenti che possono accedere alle sue funzionalità complete dipende dal numero di licenze acquistate. Puoi invitare utenti aggiunti da Microsoft 365 che non hanno accesso a Microsoft Teams come ospiti senza acquistare la licenza, ma avranno accesso limitato. Un singolo team può avere fino a 2.500 membri, inclusi utenti e ospiti con licenza.

Non è necessario un abbonamento a Microsoft 365 per utilizzare Microsoft Teams, ma è necessario per utilizzare determinate funzionalità.

Come si usa Microsoft Teams?

Microsoft Teams è molto simile a Slack. Ad esempio, quando menzioni altri membri del team nelle conversazioni digitando @name, l’utente riceve una notifica nella scheda Attività. Tutti gli utenti possono visualizzare tutti i registri delle chat nei team e nei canali a cui hanno accesso.

Quando crei un team, crei automaticamente anche quanto segue:

  • Un gruppo di Office 365
  • Un piano Microsoft Planner
  • Un sito del team di SharePoint
  • Un blocco appunti di OneNote condiviso

Quando apporti modifiche a una di queste app, si sincronizzano automaticamente con le altre. Ad esempio, puoi utilizzare Microsft Planner per impostare promemoria per i team e le riunioni pianificate in Microsoft Teams si sincronizzano automaticamente con il calendario di Outlook.

Utilizza la barra dei comandi nella parte superiore dell’interfaccia per cercare conversazioni, app e file. Digita forward-slash ( / ) per visualizzare un elenco di scorciatoie di comando.

Come creare un team in Microsoft Teams

Per configurare un team nell’app di collaborazione di Microsoft:


1. Seleziona Team nella barra degli strumenti, quindi seleziona Crea team.

2. Seleziona Crea una squadra da zero.

3. Seleziona Crea da se desideri configurare un team utilizzando un gruppo Microsoft 365 esistente.

4. Seleziona Privato, Pubblico o a livello di organizzazione per determinare chi può accedere al gruppo.

5. Quando aggiungi membri a un team privato, puoi designarli come membri o proprietari. Solo i proprietari possono invitare membri aggiuntivi.

6. Assegna al team un nome e una descrizione, quindi seleziona Crea.

7. Puoi iniziare a invitare gli utenti a partecipare subito o selezionare Salta per farlo in seguito.

8. È ora possibile selezionare i puntini di sospensione ( … ) accanto al nome del team per aggiungere o rimuovere membri, gestire le impostazioni del team e altro ancora. Ad esempio, se selezioni Ottieni collegamento al team, riceverai un URL che puoi copiare e inviare ad altri per invitarli a partecipare.

9. Per unirti a team esistenti o crearne uno nuovo, seleziona Partecipa o crea un team nell’angolo in basso a sinistra nella finestra Team.

Seleziona il segno più ( + ) a destra del nome del team per aggiungere collegamenti a varie app, file condivisi e pagine Wiki.

Videochiamare con Microsoft Teams

In un team o canale specifico, seleziona l’ icona della videocamera nella parte inferiore della finestra di conversazione per iniziare una videochiamata. Ti verrà chiesto di inviare link di invito ad altri membri del team tramite e-mail. Puoi pianificare riunioni con Microsoft Outlook oppure puoi utilizzare un’app come Calendar BOT.

Durante la chat, puoi condividere lo schermo selezionando l’ icona Condividi (lo schermo con la freccia su) nell’angolo in alto a destra dell’interfaccia della chat.

Le app che puoi integrare in Microsoft Teams

Microsoft Team si integra con centinaia di app e servizi Web di terze parti come Trello, GitHub ed Evernote. Seleziona App nella barra degli strumenti per vedere tutte le tue opzioni. Alcune app di terze parti richiedono un abbonamento aggiuntivo a pagamento, ma molte sono gratuite. Dopo aver aggiunto un’app, seleziona i puntini di sospensione ( … ) nella barra degli strumenti per accedervi.

Condividi file in Microsoft Teams

Una delle migliori funzionalità di collaborazione di Microsoft Teams è la possibilità di condividere file tra utenti. La condivisione di file con il tuo team è semplice e può essere eseguita in pochi semplici passaggi.

1. Entra in un team o canale e seleziona la scheda File nella parte superiore dell’interfaccia per caricare e scaricare i file.

2. Puoi selezionare File nella barra degli strumenti per visualizzare tutti i file a cui hai accesso per ciascuno dei tuoi team.

3. Seleziona Aggiungi archivio cloud per sincronizzare con Google Drive, Dropbox o un altro provider di archiviazione file. Hai anche la possibilità di salvare i file sul tuo OneDrive personale.

Impostazioni sulla privacy di Microsoft Teams

Se disponi di un piano aziendale di Microsoft 365, l’amministratore dell’account può gestire tutti gli utenti, le impostazioni e le applicazioni di terze parti di Microsoft Teams dall’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Chiunque può modificare il proprio tema di Microsoft Teams dal menu delle impostazioni.

Best practice di Microsoft Teams

Ecco alcuni suggerimenti generali per ottenere il massimo da Teams:

  • Crea regole organizzative per denominare file e canali in modo coerente.
  • Riconosci e rispondi alle richieste utilizzando il pulsante “Mi piace” per accelerare il processo di approvazione.
  • Approfitta dei bot per automatizzare attività come la pianificazione delle riunioni.
  • Prova il video e l’audio del tuo computer prima di iniziare o partecipare a una riunione.
Author: Presi Fulvio

Mi piacciono gli smartphone, computer e videogiochi. Come hobby scrivo per GuideSmartPhone articoli basati principalmente sulla tecnologia. Spero di esservi stato d'aiuto!