Come tenere traccia delle modifiche in Microsoft Excel

Quando più persone lavorano su un file Excel, avere una funzionalità che consente di identificare le modifiche e le persone responsabili diventa importante. Una caratteristica popolare di Microsoft Office che consente alle persone di monitorare le modifiche ai file si chiama Rileva modifiche.

A differenza di Microsoft Word, la funzionalità Revisioni non viene visualizzata sulla barra multifunzione in Excel. Tuttavia, ecco come inserire Revisioni sulla barra multifunzione.

Come abilitare la funzione di rilevamento delle modifiche in Microsoft Excel

La barra multifunzione di Microsoft Excel è facilmente personalizzabile. Per includere la funzionalità Rileva modifiche sulla barra multifunzione, ecco i passaggi da seguire:

  1. Avvia Microsoft Excel.
  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla barra multifunzione e dall’elenco delle opzioni selezionare Personalizza barra multifunzione.
  3. Nel nuovo menu, navigare nel menu a discesa situato sotto l’intestazione Personalizza la barra multifunzione. Dovresti avere tre opzioni denominate Tutte le schede, Schede principali e Schede degli strumenti.
  4. Dall’elenco a discesa, selezionare l’opzione per personalizzare la barra multifunzione delle schede principali.
  5. Sotto l’elenco a discesa, scorrere le schede principali della barra multifunzione fino a individuare Revisione.
  6. Fare clic su Nuovo gruppo situato sotto la casella e dovrebbe apparire un nuovo campo con il nome Nuovo gruppo (personalizzato).
  7. Fare clic sull’opzione Rinomina.
  8. Fornire un nuovo nome per il gruppo (ad es. Rileva modifiche) e scegliere un simbolo per rappresentarlo.
  9. Posiziona il cursore sul menu a discesa situato sotto l’intestazione Scegli comandi da. Dovresti avere nove opzioni che vanno dai comandi popolari alle schede e ai gruppi personalizzati.
  10. Dall’elenco a discesa, selezionare l’opzione Comandi non nella barra multifunzione.
  11. Sotto l’elenco a discesa, scorrere i comandi non presenti sulla barra multifunzione fino a individuare Revisioni (legacy).
  12. Selezionare l’opzione Aggiungi >>.
  13. Tornare alla casella sotto Scegli comandi da, scorrere l’elenco dei comandi e aggiungere i comandi Accetta/Rifiuta modifiche e Evidenzia modifiche al gruppo Rileva modifiche.
  14. Per salvare l’aggiunta delle nuove voci e del gruppo, fare clic su OK.

Configurazione della funzione revisioni in Microsoft Excel

Dopo aver personalizzato la barra multifunzione, il passaggio successivo consiste nell’assicurarsi che la nuova funzione Revisioni sia sulla barra multifunzione. Dovresti anche configurare come vuoi che funzioni.

  1. Sulla barra multifunzione, seleziona la scheda Revisione.
  2. Verificare che il nuovo gruppo Rileva modifiche sia sulla barra multifunzione di revisione.
  3. Fare clic su Evidenzia modifiche e dovrebbe essere avviata una nuova finestra di dialogo.
  4. Nella finestra di dialogo, seleziona la casella accanto a Tieni traccia delle modifiche durante la modifica.
  5. Per configurare Quando si desidera tenere traccia delle modifiche, è possibile scegliere una di queste opzioni:
  • Dall’ultima volta che ho salvato.
  • Dalla data (qui, fornisci una data specifica).
  • Non ancora recensito.
  • Tutti i precedenti.

6. Per configurare Per chi vengono tracciate le modifiche, è possibile scegliere tra le opzioni Tutti tranne me o Tutti.

7. Fare clic sul pulsante OK per salvare le preferenze.

Nota che la funzione Evidenzia modifiche deve essere abilitata su ogni file prima di iniziare le modifiche come in Microsoft Word.

Visualizza e accetta/rifiuta le modifiche

Con la funzione Rileva modifiche ora sulla barra multifunzione, puoi identificare facilmente un nuovo in una cartella di lavoro o in un foglio di lavoro. Le nuove modifiche sono spesso evidenziate. Ecco come funziona:

1. Nel foglio di lavoro di Excel, passa il mouse su una cella con una piccola ombra nell’angolo in alto a sinistra.

2. L’azione nel passaggio 1 rivela una casella di commento che mostra le seguenti informazioni:

  • Chi ha fatto il cambiamento.
  • Quando è stata effettuata la modifica.
  • Cosa è cambiato nella cella.

Rivedere le informazioni per confermare se le modifiche sono accettabili.

3. Selezionare la scheda Revisione sulla barra multifunzione.

4. Con il gruppo Rileva modifiche, selezionare l’opzione Accetta/Rifiuta modifiche.

5. Nella nuova finestra di dialogo, selezionare le modifiche da accettare o rifiutare nelle opzioni Chi, Dove e Quando.

  • Quando: puoi scegliere le modifiche ancora da rivedere o semplicemente specificare una data.
  • Chi: puoi decidere le modifiche da rivedere.

6. Dopo aver effettuato le scelte, fare clic su OK per avviare una nuova finestra di dialogo che mostra tutte le modifiche a Excel.

7. In questa finestra di dialogo, puoi accettare o rifiutare tutte le modifiche in una volta o scegliere di farlo individualmente.

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Utilizzo dello strumento commenti in Microsoft Excel

Con la funzionalità di rilevamento delle modifiche, puoi ridurre al minimo i problemi di controllo della versione su Excel poiché puoi determinare le modifiche da accettare o rifiutare. Puoi anche utilizzare lo strumento commenti su Microsoft Excel per tenere traccia delle modifiche o lasciare note per altri collaboratori.